Vì sao nên ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp?
Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM trong doanh nghiệp mang đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. HRM giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng, tiết kiệm thời gian, tính lương hiệu quả…
Quản
Quản lý nhân sự HRM là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp giúp các doanh nghiệp quản trị hiệu quả các tác nghiệp liên quan đến nhân sự như chấm công, tính lương, tuyển dụng, tính thuế TNCN.... Đây được xem là công cụ giải quyết các bài toán về nhân sự một cách tối ưu nhất, đặc biệt là trong trong thời đại chuyển đổi công nghệ số.
Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự
Thứ nhất, quản lý toàn diện nhân sự
Đưa tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự vào một hệ thống duy nhất, nghĩa là có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ hay khen thưởng từ một giải pháp duy nhất, mang lại hiệu quả về chi phí.
Thứ hai, tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Giải pháp HRM được biết đến với lợi ích hỗ trợ hiệu quả công tác đăng tải thông tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ ứng tuyển và đặc biệt là sàng lọc, đánh giá ứng viên theo các tiêu chí được đặt ra. Nhờ đó mà HR có thể dễ dàng tiếp cận với thị trường tuyển dụng và chiêu mộ nhiều nhân tài về cho công ty.
Thứ ba, đánh giá đầy đủ và khen thưởng hợp lý
Phần mềm quản lý nhân sự có khả năng tập trung thông tin nhân viên, giúp phát triển chuỗi hành động thông minh hơn khi phân công công việc, nhờ đó nhân viên dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và các trách nhiệm được giao, tự mình cập nhật thông tin nếu cần.
Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng lưu trữ một khối lượng lớn thông tin liên quan đến quá trình công tác của toàn bộ nhân viên trong công ty kể từ lúc bắt đầu làm việc. Vì vậy, khi áp dụng các chính sách tuyên dương, khen thưởng hay cân nhắc thăng chức vụ, ban điều hành sẽ có cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh để có cái nhìn tổng quan về thời gian, hiệu suất, năng lực của nhân viên từ đó ra quyết định khen thưởng, bổ nhiệm đúng người dựa trên nguyên tắc công bằng.
Thứ tư, tiết kiệm thời gian
Nếu như trước kia, việc quản lý thông tin nhân viên thường được lưu trữ bằng các tập hồ sơ hàng nghìn trang giấy và mỗi lần muốn tìm kiếm một thông tin nào đấy, nhân sự thường phải ngồi hàng giờ để tra soát thì giờ đây, tất cả thông tin sẽ được đưa lên hệ thống và mã hóa một cách thông minh.
Cùng với đó, công tác chấm công, tính lương tháng cũng được thực hiện một cách tự động. Doanh nghiệp không cần phải mất nhiều thời gian để kiểm tra thời gian ra vào của nhân viên bởi thông tin đều đã được phần mềm ghi nhận một cách chi tiết, rõ ràng tại các thời điểm thực.
Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp sau khi triển khai phần mềm HRM vào hệ thống quản lý đều thực hiện các công việc liên quan đến bảo hiểm, lương thưởng, chấm công, tính thuế… một cách nhanh chóng và rất ít sai sót.
Phân loại phần mềm HRM
Hiện nay, các phần mềm nhân sự thường được phân chia thành những loại sau đây:
Theo công nghệ
Windows-based.
Cloud Based.
Web-based.
Theo xuất xứ
Phần mềm HRM trong nước.
Phần mềm HRM nước ngoài.
Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý, theo dõi cơ sở dữ liệu
Các chứng từ, hồ sơ của nhân viên thay vì lưu trữ bằng văn bản thì sẽ được HR cập nhật trực tiếp lên hệ thống giúp cho quá trình tìm kiếm được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tránh bị thất lạc.
Với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì có thể tính năng này chưa phát huy tối đa lợi ích nhưng đối với các doanh nghiệp lên đến vài ngàn nhân viên, bạn sẽ thấy rõ việc quản lý cơ sở dữ liệu trên phần mềm HRM sẽ mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là trong trường hợp có những vấn đề phát sinh xảy ra cần tra cứu thông tin hoặc lên các báo cáo ngay lập tức.
Song song với việc lưu trữ, cơ sở dữ liệu cũng được cập nhật liên tục từ lúc nhân viên nhận việc đến khi nghỉ việc. Điều này hỗ trợ rất tốt cho công tác ra quyết định tuyên dương, khen thưởng hay phê bình đối với nhân viên ở tất cả các phòng ban.
Chấm công - Tính lương
Các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay thường được đồng bộ dữ liệu với máy chấm công (chấm công bằng vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt…) giúp ghi nhận một cách chi tiết thời gian nhân viên có mặt tại công ty để tính lương vào cuối tháng. Đây được xem là tính năng rất cần thiết nhằm khắc phục nhược điểm tính sai ngày công, chi trả lương không đúng do sai sót từ phòng nhân sự.
Quản lý các khoản phúc lợi
Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.
Tuyển dụng
Tuyển dụng là một mảng rất quan trọng trong công ty nên hiển nhiên đây là tính năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý nhân sự. Hệ thống sẽ hỗ trợ tiếp nhận, xử lý hồ sơ và thiết lập quy trình tuyển dụng một cách khoa học.
Quản lý hoạt động đào tạo
Ngoài tính năng lập kế hoạch đào tạo thì giải pháp HRM còn có khả năng phân tích, thống kê, báo cáo, đánh giá chất lượng sau hoạt động đào tạo. Đây là cơ sở để xem xét sự cần thiết, tính hữu ích của phương pháp đang được áp dụng cũng như căn cứ vào khảo sát để tiến hành cải tiến nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
Một số tính năng khác
Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng.
Tự phục vụ (self-service): Cho phép nhà quản lý xem, thay đổi hoặc duyệt thay đổi đối với dữ liệu nhân viên như nhân khẩu học, thời gian biểu, chấm công, quản lý kết quả, hoạch định kế thừa và thông tin lương. Bên cạnh đó có thể cho phép nhân viên truy cập, thay đổi dữ liệu của mình.
Quản trị tài sản: Tạo hồ sơ bàn giao các công cụ, dụng cụ của nhân viên khi mới nhận việc và trước khi thuyên chuyển hoặc nghỉ việc.
Tính thuế TNCN, bảo hiểm: Quản lý toàn bộ các thông tin liên quan đến thuế TNCN và bảo hiểm xã hội của nhân viên.
